Aanbestedende overheden verplicht om elektronische facturen te aanvaarden

Ondernemers kunnen hun uitgevoerde overheidsopdrachten en concessies sinds kort elektronisch factureren aan de aanbesteders. Sinds 1 april 2019 zijn die immers verplicht om die elektronische facturen te ontvangen en te verwerken. In een tweede fase zal nog een stap verder gegaan worden. Dan zullen de ondernemers niet meer op papier kunnen factureren maar verplicht worden om dat elektronisch te doen. Deze nieuwe regels worden opgelegd door Europa en worden nu in ons recht omgezet.

Elektronische factuur

De elektronische factuur is een factuur die is opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm. Een vorm die een automatische en digitale verwerking door de ontvanger mogelijk maakt. Het overmaken van een beeldbestand, bijvoorbeeld een pdf van een factuur via mail, is dus geen elektronische factuur.

De elektronische facturen moeten voldoen aan de meest recente Europese normen voor elektronische facturering.

Eerste fase

In een eerste fase, die gestart is op 1 april 2019, kiest de onderneming zelf of ze al dan niet met een elektronische factuur werkt. Kiest ze om elektronisch te factureren, dan is de aanbestedende overheid wel verplicht om die elektronische factuur te ontvangen en te verwerken.

Tweede fase

In een tweede fase - startdatum nog onbekend - zijn er zowel verplichtingen voor de facturerende ondernemer als voor de aanbesteder.

De ondernemers zijn in die tweede fase verplicht om hun facturen elektronisch naar de aanbesteders te sturen. In de opdrachtdocumenten maken de aanbesteders melding van die verplichting. En zij moéten die elektronische facturen ontvangen en verwerken.

Deze verplichtingen gelden niet voor overheidopdrachten of concessies van erg geringe waarde. Een KB zal de grenswaarde nog vastleggen.

We stippen ook nog even aan dat de facturerende ondernemer niet verplicht is om elektronisch te factureren bij overheidsopdrachten en concessies die geplaatst zijn

door autonome overheidsbedrijven in sectoren die opengesteld zijn voor mededinging of door personen met bijzondere of exclusieve rechten;

in het kader van ontwikkelingssamenwerking, door diplomatieke vertegenwoordigingen of consulaten of in het kader van deelname aan een internationale tentoonstelling van het Internationaal Bureau van Tentoonstellingen.

De ondernemers kunnen in die gevallen nog kiezen voor een papieren factuur. Let wel: als zij kiezen voor elektronische facturatie dan moet de aanbesteder die facturen ontvangen en verwerken.

Inwerkingtreding

De mogelijkheid voor de ondernemers om elektronisch te facturen geldt sinds 1 april 2019, en dit voor alle overheidsopdrachten en concessies, inclusief de lopende.

De verplichting om elektronisch te factureren is nog niet in werking. Dat zal pas gebeuren op een bij KB vastgelegde datum.

De andere bepalingen van de nieuwe wet treden in werking op 26 april 2019 voor de overheidsopdrachten en concessies die vanaf dan zijn gelanceerd.

Bron: Wet van 7 april 2019 tot wijziging van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, de wet van 17 juni 2016 betreffende de concessieovereenkomsten, de wet van 13 augustus 2011 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied en tot wijziging van de wet van 4 mei 2016 inzake het hergebruik van overheidsinformatie, BS 16 april 2019

Zie ook:
Richtlijn nr. 2014/55/EU van 16 april 2014 inzake elektronische facturering bij overheidsopdrachten