Brussel verplicht gebruik e-Procurement bij publieke overheidsopdrachten

Vanaf 1 december 2017 zijn de Brusselse overheidsdiensten en de autonome bestuursinstellingen van eerste en tweede categorie verplicht om bij het plaatsen, beheren en opvolgen van overheidsopdrachten gebruik te maken van e-Notification en e-Tendering. Beide onderdelen van het 'e-Procurement-systeem' dat door de FOD Beleid en Ondersteuning werd ontwikkeld om overheidsopdrachten elektronisch te laten verlopen.     Brussel zet daarmee volop in op het 'paper-poor'beleid dat op nationaal en Europees niveau wordt aangemoedigd. Zowel de Europese Richtlijn Overheidsopdrachten (2014/24/EU) als de nieuwe Overheidsopdrachtenwet van 17 juni 2016 bevatten dan ook tal van bepalingen die deze manier van werken vereenvoudigen.

Hoewel heel wat diensten al gebruik maken van e-Procurement zal de algemene gebruiksverplichting een aanzienlijke impact hebben zowel voor de aanbestedende overheden als bij de kandidaten en inschrijvers. De 'Gewestelijke Omzendbrief e-Procurement' stipt daarom de belangrijkste principes aan.

e-Notification en e-Tendering

De gewestelijke entiteiten moeten vanaf december gebruik maken van e-Notification en e-Tendering bij iedere plaatsing van overheidsopdrachten. Maar wat is dat precies?

Wel e-Notification is een elektronische toepassing die de aanbestedende overheden de mogelijkheid biedt om hun overheidsopdrachten op Belgisch en op Europees niveau elektronisch bekend te maken en om hun opdrachtdocumenten online ter beschikking te stellen. De toepassing laat ondernemingen ook toe om kennis te nemen van de aankondigingen van opdrachten en de opdrachtdocumenten te raadplegen.

e-Tendering is een toepassing die ondernemingen in staat stelt aanvragen tot deelneming en offertes met elektronische middelen in te dienen. Aanbestedende overheden krijgen door het systeem de mogelijkheid om de opening van offertes elektronische te organiseren.

Beide toepassingen zijn beschikbaar via de portaalsite www.public-procurement.be. Daar zijn ook handleidingen en checklist te vinden. De FOD BOSA heeft trouwens ook een helpdesk waar men terecht kan met vragen en gratis gebruiksondersteuning.

Zichtbaarheid

Om aan te geven dat voortaan e-Procurement de regel is, moeten de gewestelijke entiteiten vanaf 1 december duidelijk het e-Procurement-logo afbeelden op hun portaalsites. Met minstens een rechtstreekse link naar de e-Notification-toepassing. Al wordt aangeraden om ook rechtstreeks te linken naar de e-Tendering-toepassing.

Online is de regel

De Overheidsopdrachtenwet verplicht het gebruik van elektronische middelen voor de communicatie en de informatie-uitwisseling tussen de aanbestedende overheid en de economische operatoren, met inbegrip van de elektronische indienen en ontvangst van offertes (behalve de wettelijke uitzonderingen zoals bij overheidsopdrachten geplaatst volgens de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking waarvan het geschatte bedrage lager is dan de vastgestelde drempelwaarde voor Europese bekendmaking).

Brussel voert een aantal maatregelen in om ook het gebruik van elektronische middelen voor mededelingen onder de drempelwaarden voor Europese bekendmaking toe te staan. Dat moet monitoring vergemakkelijken.

Vanaf 1 december moet elke gewestelijke entiteit toelaten dat aanvragen tot deelname en offertes via e-Tendering worden ingediend voor de opdrachten die 30.000 euro (zonder btw) niet overschrijden (de waarde vastgesteld in artikel 92 van de Overheidsopdrachtenwet). De opdrachten onder die waarde worden beschouwd als 'opdrachten van beperkte waarde'. Als de gewestelijke entiteit verschillende verzendingswijzen van offertes aanbiedt, moet ze toch de voorkeur bieden aan e-Tendering. Het is echter aan de inschrijver om de verzendingswijze te kiezen.

Voor overheidsopdrachten hoger dan 30.0.00 euro (zonder btw) stelt elke gewestelijke entiteit vanaf 1 december haar opdrachtdocumenten online ter beschikking via e-Notification of plaatse ze er een elektronische link die een vrije, rechtstreekse, onmiddellijke en volledige toegang tot deze documenten verschaft.

Let op, deze verplichting is niet van toepassing voor plannen en opdrachtdocumenten die om veiligheidsredenen niet openbaar gedeeld mogen worde. Hiervoor wordt aangeraden een aanvraagprocedure op te zetten die toelaat deze documenten ter beschikking te stellen na controle van de identiteit van de kandidaat-inschrijver.

Free-Market

Binnen de e-Notification vormt de Free Market een specifieke omgeving waarin aanbestedende overheden op vrijwillige basis overheidsopdrachten kunnen bekendmaken die niet onderworpen zijn aan enige bekendmakingsvoorschriften. Deze opdrachten worden dan publiek gemaakt via een vereenvoudigd aankondigingsformulier op de e-Notificationtoepassing. Brussel wil dat de gewestelijke entiteiten ook hier gebruik van maken onder bepaalde criteria.

Informeren en evalueren

Het spreekt voor zich dat de gewestelijke entiteiten alles in het werk moeten stellen om de betrokkenen degelijk te informeren en te sensibiliseren over de wijzigingen. IN dat kader zullen ze ook een referentiepersoon moeten aanstellen die contact zal houden met EasyBrussels dat instaat voor de monitoring en uitvoering van de gewestelijke omzendbrief. De referentiepersoon zal ook de opleidingsnoden voor de e-Procurementtools vastleggen.

EasyBrussels zal driemaandelijks evaluatieverslagen opstellen. Zowel algemeen als op entiteitniveau.

In werking: 1 december 2017

Bron: Gewestelijke omzendbrief e-Procurement van 2 oktober 2017. - Gebruik van de e-Procurement-toepassingen door de entiteiten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, BS 20 november 2017.