Nouveau système de tarification des services externes pour la prévention

Un nouveau système de tarification sera applicable dès 2016 pour les services externes de prévention et de protection au travail. L'AR du 27 mars 1998 relatif à la tarification est adapté en ce sens.

Délégation de compétence

Le législateur a récemment créé la base légale d'une nouvelle réglementation de tarification pour les services externes de prévention. Les partenaires sociaux étaient parvenus à un accord sur ce point et, en vertu d'une délégation de compétence au Roi insérée au sein de la loi sur le bien-être des travailleurs, cet accord peut aujourd'hui être concrétisé par AR.

Un rapport de commission a déjà pointé les principales nouveautés, qui se retrouvent également dans le nouvel AR du 27 novembre 2015 :

La base de calcul de la cotisation annuelle aux services externes ne repose plus exclusivement sur le nombre de travailleurs soumis ou non à la surveillance de la santé.

Les employeurs sont regroupés en fonction de l?activité principale et de la taille de l?entreprise. Il existe cinq groupes tarifaires, et des tarifs inférieurs sont prévus pour les employeurs qui occupent au maximum 5 travailleurs.

En ce qui concerne la description des prestations qu?un service externe doit fournir à l?employeur en contrepartie de la cotisation, les tâches sont mieux réparties parmi les différents domaines de bien-être.

Le service externe doit désormais tenir un inventaire électronique pouvant être consulté à tout moment par l?employeur.

Un suivi est enfin prévu, suivi d?une évaluation du système.

Cinq groupes tarifaires

Les nouvelles règles sont insérées dans une nouvelle section : « section II/1 - Cotisations forfaitaires minimales obligatoires dues pour les prestations des services externes ».

L'employeur est tenu de verser chaque année au service externe une cotisation forfaitaire minimum par travailleur, dont le montant est fixé par groupe tarifaire auquel appartient l'employeur sur la base de son activité principale, telle que définie en annexe du nouvel AR du 27 novembre 2015.

La cotisation forfaitaire minimum (accompagnée, à titre indicatif, du code NACE dans l'annexe) se monte à :

41,50 euros dans le groupe tarifaire 1. Par exemple, l?édition, la publicité et les études de marché, ou les activités des services financiers et les assurances ;

60,50 euros dans le groupe tarifaire 2. Par exemple, la fabrication des vêtements, l?enseignement supérieur, la formation professionnelle et les arts, spectacles et activités récréatives ;

75,50 euros dans le groupe tarifaire 3. Par exemple, la reproduction d'enregistrements, les transports par eau et aériens ;

95,50 euros dans le groupe tarifaire 4. Par exemple, les industries alimentaires, la fabrication de textiles, les imprimeries ;

et 112,00 euros dans le groupe tarifaire 5. Par exemple, la sylviculture et l?exploitation forestière, la police, les service du feu et autres activités d'ordre public et de sécurité civile.

Les cotisations forfaitaires minimum sont moins élevées pour les employeurs qui occupent maximum 5 travailleurs au 30 novembre de l'année précédent celle pour laquelle la cotisation est due :

35,50 euros dans le groupe tarifaire 1 ;

51,50 euros dans le groupe tarifaire 2 ;

64,00 euros dans le groupe tarifaire 3 ;

81,00 euros dans le groupe tarifaire 4 ;

95,00 euros dans le groupe tarifaire 5.

L'employeur est redevable de la cotisation forfaitaire minimum pour chaque travailleur qui est enregistré chez lui via Dimona pendant une année civile complète, ou, à défaut, qui est inscrit dans un document ou registre qui reflète de manière équivalente l?effectif du personnel.
Pour un travailleur qui n'est pas enregistré chez un employeur pendant une année civile complète, cet employeur est redevable d'un douzième de la cotisation forfaitaire minimale par mois calendrier pendant lequel le travailleur est enregistré au moins un jour chez lui.
Si une prestation individuelle est fournie pour ce travailleur, la cotisation forfaitaire minimale est due dans sa totalité.

Les cotisations sont indexées annuellement au 1er janvier.

Prestations

Les employeurs sont en principe répartis en 4 groupes sur la base du nombre de travailleurs qu'ils occupent :

groupe A : plus de 1.000 travailleurs ;

groupe B : entre 200 et 1.000 travailleurs ;

groupe C : entre 20 et 200 travailleurs ;

groupe D : moins de 20 travailleurs, et l?employeur assume lui-même la fonction de conseiller en prévention.

L?employeur des groupes C ou D - soit les petites et moyennes entreprises - qui ne dispose pas en interne d?un conseiller en prévention ayant terminé avec fruit une formation complémentaire de niveau I ou II, a droit à une série de prestations générales en échange de la cotisation forfaitaire minimale.

Ces prestations générales sont décrites en détails. Il s'agit par exemple de la collaboration active à la mise en ?uvre, à l'exécution et à la mise à jour de l'analyse des risques, de la proposition des mesures de prévention, de l'exécution des pratiques de prévention, et de la tenue à disposition en ligne d'un inventaire des prestations.

Parmi ces prestations figure également la délivrance, dans les cinq ans après la date de l'affiliation, d'un avis stratégique motivé sur la politique de prévention de l'employeur, dont le contenu et les modalités sont définis dans une annexe spécifique. Cet avis est actualisé régulièrement, et au moins tous les trois ans. Les services externes disposent d'un délai de 5 ans à compter du 1er janvier 2016 pour rédiger l'avis stratégique pour les employeurs qui étaient déjà affiliés chez eux.

Pour les employeurs des groupes A, B ou C qui disposent en interne d?un conseiller en prévention ayant terminé avec fruit une formation complémentaire de niveau I ou II, la cotisation forfaitaire minimale est convertie en unités de prévention, qui sont consacrées en priorité :

aux pratiques de prévention dans le cadre de la surveillance de la santé, ainsi que de l'organisation du droit de prise de connaissance du dossier de santé ;

à l?exécution des missions du conseiller en prévention aspects psychosociaux, sauf si l?employeur dispose d?un conseiller en prévention aspects psychosociaux au sein de son service interne pour la prévention et la protection au travail.

L'employeur met en demeure par écrit le service externe si celui-ci n'a pas exécuté les prestations. Si le service externe reste manifestement en défaut d'exécuter ses prestations, l'employeur n'est alors pas redevable de la cotisation forfaitaire minimale.

Unités de prévention

Une unité de prévention s'élève à 150 euros. L'employeur peut dépenser les unités de prévention au moyen de prestations par le personnel du service externe ou par conversion du coût des prestations complémentaires.

Pour ces prestations du service externe, on tient compte des facteurs de pondération listés au sein de l?AR.
Par exemple, 1 unité de prévention par heure prestée par un conseiller en prévention spécialisé dans le domaine de la sécurité du travail, et 0,75 unité de prévention par heure prestée par un infirmier qui assiste le conseiller en prévention-médecin du travail.

En outre, les principes suivants sont applicables :

S?il reste des unités de prévention après l?exécution des prestations, ces unités peuvent être dépensées par l'employeur, en concertation avec le service externe, sous la forme d?autres prestations qui sont directement liées à la politique de prévention de l?entreprise. Les unités de prévention restantes sont transférables.

Si les unités de prévention ne suffisent pas à permettre de fournir les prestations, le service externe garantit néanmoins l'exécution de celles-ci. Dans ce cas, ces prestations sont comptabilisées séparément.

Attention ! L'employeur qui dispose au sein du service interne pour la prévention et la protection au travail d'un département chargé de la surveillance médicale, est redevable au service externe d'une cotisation qui correspond aux prestations mentionnées explicitement et de manière détaillée dans le contrat conclu entre le service externe et l'employeur faisant appel à ses services.

Prestations complémentaires

Le nouvel AR dresse une liste de compléments. Ceux-ci sont considérés comme des prestations complémentaires et peuvent être comptabilisés séparément à l'employeur par le service externe.
En bref, il s'agit des frais réels de déplacement, des actes techniques tels que le mesurage qui exige une analyse en laboratoire, et des actes complémentaires dans le cadre des missions relatives à la surveillance de la santé tels que les coûts des analyses radiologiques.

Des tarifs fixes sont prévus pour certaines prestations effectuées dans le cadre des missions relatives à la gestion des risques et à la surveillance de la santé. Ils se portent à 115 euros par heure prestée en appliquant les facteurs de pondération, ou à 77,53 euros par prestation.

Inventaire électronique

Le service externe tient pour l'employeur un inventaire électronique de toutes les prestations effectuées, qui peut être consulté en ligne. Cet inventaire contient des données pour chaque prestation, telles que la date et la durée de la prestation, et la référence au manuel de qualité.

L'employeur informe le comité de prévention du contenu de l'inventaire de manière régulière, et chaque fois que le comité le demande. Les fonctionnaires chargés de la surveillance peuvent consulter l'inventaire chaque fois qu'ils le demandent.

Monitoring

Dès l'entrée en vigueur des nouvelles règles, soit le 1er janvier 2016, un monitoring sera lancé concernant l'application concrète de ces dispositions.
Une évaluation sera effectuée par le SPF Emploi sur la base des résultats de ce monitoring. Cette évaluation sera soumise à l'avis du Conseil supérieur pour la prévention et la protection au travail.

En vigueur

Le nouvel AR du 27 novembre 2015 et la loi du 27 novembre 2015 entrent tous deux en vigueur le 1er janvier 2016. Logiquement, l?AR du 24 avril 2014 qui n'est pas encore entré en vigueur et qui contient également une réglementation de la tarification, est abrogé.

Source: Arrêté royal du 27 novembre 2015 modifiant l'arrêté royal du 27 mars 1998 relatif aux services externes pour la prévention et la protection au travail en ce qui concerne la tarification, M.B., 14 décembre 2015